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Ziel und Aufgabenstellung

In Zusammenarbeit zwischen Geschäftsführung des IAT und Servicebereich Information und Kommunikation wurde eine Projektedatenbank aufgebaut, die mehrere unterschiedliche Zielsetzungen verfolgt:

Intern dient sie als Managementtool, um einen Überblick über den Status aller im IAT beantragten, laufenden und abgeschlossenen Projekte zu schaffen. Die Datenbank beantwortet unter Anderem die folgenden Fragen:

• Welche Abteilung führt gerade welche Projekte durch?
• Welche Projekte werden von einem bestimmten Geldgeber finanziert?
• Welche Projektanträge waren erfolgreich, welche nicht?
• Welche Projekte erfordern im nächsten Monat administrative Handlungen?
• Für welche Projekte muss eine abschließende Darstellung fürs Internet erstellt werden?

Weiterhin dient die Datenbank als Quelle für den jährlich neu zu erstellenden Forschungs- und Entwicklungsplan des Institutes und bei Bedarf für die Erstellung von Projektlisten nach verschiedenen Kriterien.

Extern wird die Datenbank für die Öffentlichkeitsarbeit eingesetzt, da darüber die Projektinformationen im Internet verwaltet werden. Damit wird sicher gestellt, dass Doppelarbeit bei der internen Projektdokumentation und in der Internet-Präsentation vermieden wird und letztere immer auf dem aktuellen Stand ist.

Vorgehen

Nach einer Spezifikation der Anforderungen wurde eine MySQL-Datenbank mit WWW-Schnittstelle angelegt und es wurden Masken für die Datenerfassung und die Recherche erstellt. Alle Projektinformationen aus dem Forschungs-und-Entwicklungsplan-Plan und dem Internet-Server wurden in die Datenbank eingegeben und um Finanzinformationen ergänzt. Einige verwaltungstechnische Informationen mussten nachgetragen werden, ebenso Informationen zu Projekten im Antragsstadium.

Außerdem wurden interaktive Abfragen für die Generierung verschiedener Projektlisten im Internet erstellt: alle Projekte des Institutes, alle Projekte einer Abteilung, alle Projekte eines Forschungsschwerpunktes, alle laufenden Projekte, alle abgeschlossenen Projekte etc. Die vorher statischen HTML-Seiten des Internet-Servers wurden durch dynamische Datenbankabfragen ersetzt.

Als Erweiterungsstufe wurde eine Personaldatenbank aufgebaut und integriert, sodass Personalinformationen nur einmal eingegeben und dann für verschiedenen Zwecke genutzt werden: für die Darstellung von Personalseiten im Internet, die Telefonliste im Intranet, den hauseigenen Formularschrank etc.