Verstetigung von Projekten, Maßnahmen und Strukturen

Da die Quartiersentwicklung kein abgeschlossener Prozess ist, sondern nach einer gewissen Aufbauarbeit in verstetigte Strukturen übergehen kann und soll, ist es wichtig hierfür bereits früh Grundlagen zu schaffen. Darüber hinaus sollten die Ideen und Lösungsansätze im Quartier regelmäßig überprüft und angepasst werden. Auch der Transfer von guten Lösungen auf andere Quartiere ist wünschenswert. Von besonderer Bedeutung sind für viele Akteure die Fragen nach der Weiterfinanzierung und Sicherung des Projektes, also die Schaffung von nachhaltigen Strukturen.

Bei der Frage der Dokumentation eines Projektes oder Prozesses, sollten Sie zunächst überlegen, wofür eine Dokumentation benötigt wird. Die Dokumentation des Prozesses und Ergebnisse ist also verbunden mit den Verwertungszusammenhängen. Dies erfordert unterschiedliche Formen der

Darstellung und Dokumentation sowie Kanäle zur Veröffentlichung.
In vielen Fällen wird eine Dokumentation als Zwischen- oder  Abschlussbericht für Fördermittelgeber benötigt. Hier geht es darum die Ergebnisse und Wirkungen des Projektes darzustellen, um die eingesetzten Mittel zu begründen. Berichten Sie von den erreichten zielen und treffen sie auch Aussagen zum Kosten-Nutzen Aufwand. Darüber hinaus sind für Fördermittelgeber Gelingensfaktoren sowie Herausforderungen und Stolpersteine relevant, da sich daraus Empfehlungen für andere Projekte und Förderungen ableiten lassen. Außerdem ist zu empfehlen die
Einbindung in vorhandene Strukturen darzustellen und Hinweise zur Fortführung des Projektes zu geben. Auch Aussagen zur Begleitung durch den Fördermittelgeber, fehlende und hilfreiche Informationen, sind in einigen Fällen gewünscht. Auch wenn Sie Projekte aus Eigenmitteln finanziert haben, sollten Sie eine Dokumentation einplanen, um die Ergebnisse für ihre Projekte zu nutzen.
Insgesamt sollte eine gut strukturierte Dokumentation folgende Punkte ansprechen:

• Wurde eine Bestandsaufnahme durchgeführt und was waren die Ergebnisse?
• Was waren Ziele und wurden diese erreicht? Ggf. warum nicht, was hat sich verändert?
• Wie wurden die Betroffenen einbezogen und haben sie aktiv
  mitgewirkt? Welche Methoden wurden genutzt? Wie wurden die Ergebnisse in den Prozess einbezogen?
• Gibt es lokale Netzwerke und welche Aufgaben erfüllen diese? Haben sich neue Netzwerke gebildet? Welche Potenziale haben sich aus den Netzwerken ergeben?
• Wie wurde die Quartiersarbeit kommuniziert und bekannt gemacht? Wie informieren sich die Betroffenen? Wie werden Akteure informiert?
• Welche Erfolge oder Stolpersteine gab es?
• Wie zufrieden sind Sie mit dem Gesamtprozess, was hätte besser laufen können? Wo wünschen Sie sich mehr Unterstützung?

Daneben ist aber auch eine Dokumentation für die breite Öffentlichkeit sinnvoll und kann Prozesse transparent machen. Bedenken Sie hier, dass es sich um eine andere Zielgruppe handelt! Hier gilt es vor allem darum die Verbesserungen aufzuzeigen und verständlich darzustellen, was sie planen oder bereits erreicht haben. Siehe auch Öffentlichkeitsarbeit. 

Auch eine Darstellung Ihrer Ergebnisse für Gremien und Ausschüsse kann nachgefragt werden. Dies sollten Sie nutzen, um die Fakten darzustellen. Sammeln Sie Argumente für ihr Projekt und zeigen sie die Veränderungen auf. Diese unterlegen sie am besten mit Zahlen, z.B. „150 Personen wurden im Zeitraum beraten“, „die Anzahl der Teilnehmenden hat sich verdoppelt“, etc.
Insgesamt sollten Sie die Dokumentation während des gesamten Prozesses einplanen. Entwickeln Sie dazu eine standardisierte Dokumentvorlage, die eine höhere Vergleichbarkeit sicherstellt. Sammeln Sie also von Beginn an Berichte, Zahlen und Bilder. Dokumentieren Sie auch Veränderungen, Erfolge oder Stolpersteine. Regelmäßige Projektberichte sind eine wichtige Quelle für eine spätere Evaluation.
Informieren Sie sich auch zum Thema Projektmanagement. Viele Hinweise dazu und auch zur Erstellung von Abschlussberichten, finden Sie in der Veröffentlichung des KDA zum Projektmanagement. 

Haben Sie bei Ihrem Projekt Methoden ausprobiert? Hier können Sie  Methoden und Instrumente zur Quartiersentwicklung bewerten. Oder empfehlen sie anderen ihre Methoden in Form eines Moduls: zum Modulbaukasten

Sie können Ihr Projekt auch in die Projektlandkarte eintragen, damit sich auch andere Interessierte darüber informieren können.