Wichtige Umsetzungsschritte / Aufwandsabschätzung
Infoabende erfordern eine gute Vorbereitung und inhaltliche Konzeption durch die Projektverantwortlichen. Dazu gehören in erster Linie Vorüberlegungen zur Zielsetzung der Informationsveranstaltungen. Damit die Finanzierung (Raumkosten, Mobiliar etc.) des Projekts keine Hürde darstellt, muss auch diese im Vorfeld möglichst umfassend bedacht werden. Darüber hinaus müssen Planende eine Auswahl bezüglich der Expertinnen und Experten treffen und diese einladen, eine geeignete Moderation finden und die Räumlichkeiten, ggf. das Catering organisieren. Auch gehören die Erstellung und Beschaffung von Informationsmaterialen (Flyer, Broschüren und Plakate) sowie Werbemaßnahmen (Presse) zu den wichtigen Umsetzungsschritten von Infoabenden. Es ist auch darüber nachzudenken, ob Einladungen an Teilnehmende versandt werden oder ob die Veranstaltung für alle Interessierten frei zugänglich sein soll. Auch die Durchführung sowie deren Nachbereitung (Dokumentation, Redaktion, Layout, Druck, Versand) müssen bei der Aufwandsabschätzung berücksichtigt werden.