Wichtige Umsetzungsschritte / Aufwandsabschätzung
Ein Planungsteam hat eine Reihe von Aufgaben zu erledigen:
- Die Durchführungsgrundsätze sind festzulegen (Generelles Angebot, in welchem Umfang kommerzielle Angebote, Begleitprogramm, Ausschank von Alkoholika etc., Finanzierung, verwaltungstechnische Umsetzung etc.)
- Während des Jahres sind ggf. mehrere Treffen zu organisieren, um Absprachen mit den Akteuren zu treffen und Ortsbegehungen vorzunehmen
- Eine genügend große Fläche im Quartier ist zu finden, die Platz für Stände, für ein Bühnenprogramm und z.B. ein Abschlussfeuerwerk oder ähnliches ermöglicht. Die Fläche muss wintertauglich sein, d.h. eine starke Begehung auch bei feuchter Witterung vertragen können. Ansonsten sind hier gesonderte Maßnahmen erforderlich (Heuaufbettung bei Wiesen etc.) um Schäden zu vermeiden oder zu verringern.
- Da es sich um eine öffentliche Veranstaltung handelt, sind eine Reihe u.a. feuerpolizeiliche Regelungen zu beachten.
- Ver- und Entsorgungsfragen sind zu klären (Elektrizität, Wasser, Müll, Toiletten)
- Technisches Equipment ist ggf. anzumieten/anzuschaffen (Kabel, Tische und Bänke, Standaufbauten etc.)
- Mit den Beteiligten sind enge Absprachen zu treffen bezüglich des jeweiligen Angebots
- Das Begleitprogramm ist zu organisieren (Ansprachen, Gesangsbeiträge, Aufführungen, Abschlussevents)
- Die organisatorische Durchführung ist personell sicherzustellen (Auf- und Abbau, Reinigung etc.)