Umsetzung und Durchführung
Idealerweise nehmen 64 Personen (8x8) an der Zukunftskonferenz teil. Alternative Gruppengrößen sollten sich an einer einheitlichen Größe der Gruppenaufteilung orientieren (z.B. 6x6, 7x7, 9x9). Teilnehmerinnen und Teilnehmer der Konferenz sollten Planungsakteurinnen und -akteure wie Verwaltungsmitglieder oder Interessensvertreterinnen und -vertreter sein. Im Laufe der Konferenz werden die Teilnehmenden abwechselnd in homogen (z.B. nur Dienstleister der Altenhilfe) und heterogen (z.B. Verwaltung, Politik, Dienstleister) zusammengesetzte Gruppen eingeteilt und von einer neutralen Moderation betreut. Dadurch entsteht ein Gemeinschaftsgefühl über die Gruppengrenzen hinweg, was dazu beiträgt, gemeinsam an der Konkretisierung einer Zukunftsvorstellung zu arbeiten (vgl. Nanz; Fritsche 2012: 79; Bischoff et al. 2005: 147f.).
Die Zukunftskonferenz durchläuft in der Regel fünf Phasen:
Phase 1:
„Reflexion der Vergangenheit: Auf einem Zeitstrahl werden Hoch- und Tiefpunkte aus der Geschichte der betreffenden Organisation, Institution oder Kommune abgebildet.
Phase 2:
Analyse der Gegenwart:
a. Mit Mindmaps wird eine Übersicht künftig zu erwartender Herausforderungen entworfen.
b. Gemeinsam werden Stärken und Schwächen bezüglich der identifizierten Herausforderungen erarbeitet.
Phase 3:
Entwicklung von Zukunftsentwürfen: Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer entwerfen Bilder der erwünschten Zukunft.
Phase 4:
Herausarbeiten von Gemeinsamkeiten: Die verbindenden Gemeinsamkeiten aller Beteiligten werden geklärt sowie Entwicklungsaufgaben und Ziele, die alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer mit Engagement übernehmen wollen, identifiziert.
Phase 5:
Erstellen von Maßnahmeplänen: Am Ende des Verfahrens werden konkrete Maßnahmepläne unter Benennung von Verantwortlichkeiten und verbindlichen Terminplänen erarbeitet“ (Nanz; Fritsche 2012: 79f.).