Tanzcafés haben zum Ziel Seniorinnen und Senioren in einem ungezwungenen Setting die Teilnahme an der Gesellschaft zu ermöglichen. Neben der Pflege und Knüpfung neuer sozialer Kontakte, bieten Tanzcafés die Möglichkeit sich ausgiebig zu bewegen, was langfristig der Gesundheit zuträglich ist.
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Zunächst muss entschieden werden, in welchem Rahmen das Tanzcafé stattfinden soll. Ist der Initiator oder die Initiatorin des Projektes im Besitz eines „regulären“ Cafés, so können diese Veranstaltungen dort stattfinden, wenn die Räumlichkeiten barrierearm gestaltet sind und neben den Bewirtungsflächen genügend Raum zum Tanzen geschaffen werden kann.
Häufig werden Tanzcafés auch als eine Nachmittagsbeschäftigung von Senioreneinrichtungen (wie zum Beispiel Heimen oder Häuser des Betreuten Wohnens) angeboten. In diesem Fall bietet es sich an die vorhandenen Speise- oder Gemeinschaftssäle zu verwenden. Wird das Tanzcafé außerhalb der oben genannten Hintergründe organisiert, muss zunächst ein Raum gefunden werden, der für diesen Zweck geeignet ist. Die Größe ist hierbei von entscheidender Bedeutung. Ist der Raum zu groß, verläuft sich die Veranstaltung unter Umständen. Sind die Räumlichkeiten zu knapp bemessen, entstehen durch umstehendes Mobiliar leicht Stolperfallen. Der Boden sollte zudem eben und nicht zu glatt sein, um das Unfallrisiko zu minimieren. Neben einer gewissen Auswahl an Getränken, kann auch Kuchen angeboten werden. Um die entsprechende Zielgruppe anzusprechen, sollte die Veranstaltung nicht zu spät am Abend stattfinden und an häufig von Seniorinnen und Senioren frequentierten Orten beworben werden (z.B. durch Aushänge).
Damit das Tanzcafé für die Teilnehmerinnen und Teilnehmer zu einer erfüllenden Veranstaltung wird, sollten genügend Personen diese besuchen. Daher ist es wichtig, dass die Rahmenbedingungen für eine rege Teilnahme geschaffen werden (angemessene Räumlichkeiten, günstiger Zeitrahmen, inklusives Gesamtkonzept).
Gutes Modul, um in einem spaßorientierten Rahmen Kontakt zu anderen zu pflegen und sich zu bewegen.
Wird das Tanzcafé weder von Seiten eines regulären Cafés, noch von einer Senioreneinrichtung organisiert, kann es hilfreich sein mit diesen bezüglich der Räumlichkeiten und Interessierten zusammen zu arbeiten. Ist dies nicht möglich, können für die Veranstaltungen evtl. Gemeindesäle genutzt werden.