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Vor Beginn des Projekts war die Situation des individuellen und gruppenbezogenen Informationsmanagements unter Verwendung des PC im IAT gekennzeichnet:

  • durch den Einsatz veralteter Software: Ontime im Bereich des Termin-Managements;
  • durch den Einsatz ungeeigneter Software zur Lösung bestehender Probleme: Netscape Messenger als Dokumenten-Managementsystem;
  • durch redundante Datenhaltung – so wurden z.B. Personalinformationen (Telefon- und Raumnummern, Abteilungs- und Arbeitsgruppenzuordnungen) in unterschiedlichen Kontexten mehrfach gepflegt.

Inzwischen sind alle Nutzer/innen anderer elektronischer Teminkalender auf Lotus-Notes als Time-Management umgestiegen. Ungefähr 50 % der Institutsangehörigen nutzen Notes als Mail-Verwaltungssystem.

Von den weiteren Funktionen der Software wird die Vorgangsbearbeitung innerhalb des Systemmanagements benutzt.